L’Agenzia viaggi e Tour Operator Mitular, con il marchio registrato di viaggi Insolita Itinera, ai sensi degli articoli 4 e 28 del decreto legislativo 30 Giugno 2003, n. 196 – Codice della privacy (di seguito “Codice”) e degli articoli 4, n. 7) e 24 del Regolamento UE 2016/679 del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (di seguito, “Regolamento”) ai sensi dell’art. 13 del Codice e del Regolamento La informa che per l’instaurazione e l’esecuzione dei rapporti con Lei in corso è in possesso di dati personali (anagrafici e fiscali), acquisiti anche verbalmente direttamente o tramite terzi, a Lei relativi.
Per ottemperare agli obblighi di cui al Codice ed alle normative comunitarie in materia di Privacy in relazione ai Suoi dati, La invitiamo a prendere atto della seguente informativa e ad esprimere il consenso al trattamento dei dati personali di cui la nostra società entrerà in possesso. Il regolamento generale sulla protezione dei dati (o in breve GDPR) è un passo positivo verso le persone per avere maggiore controllo su come vengono utilizzati i dati personali. Il 25 maggio 2018 questa nuova legislazione entra in vigore e abbiamo modificato una serie di processi e politiche per preparare la nostra attività. Ci impegniamo a proteggere e rispettare le informazioni personali che vengono condivise con noi. Questa dichiarazione descrive quali tipi di informazioni raccogliamo, come vengono utilizzati, come condividiamo con altre organizzazioni, come possono essere esercitati i diritti riguardo alle informazioni in nostro possesso e come possibile contattare la nostra realtà.
Per quanto riguarda le comunicazioni di marketing diretto sarà sempre possibile comunicarci di interrompere tali attività. Non invieremo mai email o comunicazioni “indesiderate” e non condivideremo i dati con chiunque altro. Non rivendiamo le informazioni a terzi, ma lavoriamo a stretto contatto con partner selezionati che ci aiutano a fornire informazioni, i prodotti e i servizi che vengono richiesti.
1. QUALI INFORMAZIONI VENGONO RACCOLTE
Raccogliamo informazioni personali tramite il sito, le applicazioni o il contatto diretto. Raccogliamo solo informazioni che sono necessarie, pertinenti e adeguate allo scopo per cui vengono fornite. Le informazioni che raccogliamo includono alcune o tutte le seguenti:
- Dati personali anagrafici, di contatto e finanziari: includono nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, indirizzo, numero di telefono, email ed altri recapiti nonché i dettagli del conto bancario e della carta di pagamento raccolti esclusivamente allo scopo di gestire la parte commerciale.
- Categorie particolari di dati personali categorie particolari di dati a Lei relativi e, segnatamente informazioni in merito al suo stato di salute (es. in caso di disabilità, patologie o intolleranze che implichino particolari esigenze nell’organizzazione del viaggio, oltre che per la sottoscrizione della polizza assicurativa).
- Dati personali di familiari Infine, sempre per l’esecuzione del contratto, il Titolare può avere la necessità di acquisire dati personali di suoi familiari, inclusi soggetti minori.
- Dati di marketing e comunicazione: includono le preferenze nel ricevimento di comunicazioni di marketing e da terzi e le preferenze di comunicazione.
2. COME UTILIZZIAMO LE INFORMAZIONI CHE VENGONO RACCOLTE
Vengono elaborate solo le informazioni necessarie per lo scopo per cui sono state raccolte. Il trattamento è realizzato per mezzo delle operazioni o complesso di operazioni indicate dall’art. 4 comma 1 lett. a) T.U.: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. I dati verranno trattati in forma scritta e/o su supporto magnetico, elettronico o telematico, anche quando i dati vengono comunicati ai soggetti indicati nella presente informativa i quali a loro volta sono impegnati a trattarli usando solo modalità e procedure strettamente necessarie per le specifiche finalità del trattamento dei dati e base giuridica. Il trattamento è svolto da incaricati e collaboratori nell’ambito delle rispettive funzioni e in conformità alle istruzioni ricevute, sempre e soltanto per il conseguimento delle specifiche finalità rispettando scrupolosamente i principi di riservatezza e di sicurezza richiesti dalla legge sopra indicata.Vengono utilizzati i dati personali esclusivamente per gli scopi e le basi legali indicati nella tabella seguente:
| Scopo / i per l’elaborazione | Basi legali per il trattamento |
| Possiamo utilizzare ed elaborare le informazioni personali laddove ciò sia necessario per eseguire un contratto e per soddisfare e completare gli ordini, acquisti e altre transazioni stipulati con la scrivente e per analisi di performance contrattuale. ● Fornire supporto tecnico del prodotto. ● Fornire corsi di formazione per l’utente e certificazioni ai clienti. ● Gestire il rapporto, compreso l’elaborazione dell’ordine e la consegna del prodotto o servizio richiesto o viceversa con i fornitori. | L’elaborazione è necessaria per l’esecuzione di un contratto o per stipulare un contratto. |
| ● Fornire informazioni sulla nostra realtà e sui suoi prodotti e servizi e fornire newsletter o aggiornamenti via email all’utente; ● Per informare su offerte speciali e prodotti o servizi che potrebbero interessare. | Il consenso – che può essere ritirato in qualsiasi momento. |
| ● Misurare l’interesse di clienti e fornitori e migliorare i nostri prodotti, servizi e il sito web. ● Fornire informazioni, prodotti o servizi richiesti. ● Per adempiere agli obblighi derivanti da eventuali contratti stipulati. ● Aiutare a fornire il massimo livello di attenzione al cliente; | L’elaborazione è necessaria per supportare gli interessi commerciali legittimi nella gestione della nostra attività. Si prega di notare che si ha il diritto di opporsi al trattamento dei dati personali effettuato per il nostro legittimo interesse. Cioè resta assicurato il diritto di obiettare in qualsiasi momento. |
| Per la prevenzione e il rilevamento di frodi, riciclaggio di denaro o altri reati o allo scopo di rispondere a una richiesta vincolante da parte di un’autorità pubblica o di un tribunale. | l trattamento è necessario per rispettare gli obblighi legali e regolamentari. |
| Potremmo dover elaborare le informazioni personali per contattare l’interessato in caso di un urgente avviso di sicurezza. | In rari casi di Interesse Vitale |
3. COME CONDIVIDIAMO QUESTE INFORMAZIONI
Non condividiamo le informazioni a terzi. Tuttavia, potremmo di volta in volta comunicare le informazioni alle seguenti categorie di società o organizzazioni a cui passiamo la responsabilità di gestire servizi per nostro conto:
- compagnie aeree, strutture alberghiere, servizi di transfer ed escursioni;
- Compagnie assicurative;
- soggetti che forniscono servizi per la gestione del sistema informatico del Titolare;
- soggetti che forniscono prestazioni professionali di consulenza e assistenza fiscale, legale e giudiziale;
- soggetti che curano la revisione contabile e la certificazione del bilancio;
- qualsiasi altro soggetto cui i dati dovranno essere comunicati in base ad un’espressa disposizione di legge;
- fornitori di servizi di assistenza e centri di gestione telefonica della Customer care;
- agenzie e consulenti di marketing diretto, ricerche di mercato e fornitori di servizi di analisi del mercato;
- consulenti legali e altri professionisti.
Ci adoperiamo per garantire che tutti i partner di terze parti che gestiscono le informazioni siano conformi alla legislazione sulla protezione dei dati e proteggano le informazioni proprio come facciamo noi. Comunichiamo solo le informazioni personali STRETTAMENTE necessarie per fornire il servizio che stanno intraprendendo per nostro conto. Punteremo a anonimizzare le informazioni o utilizzare set di dati specifici aggregati dove mai possibile.
4. PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO LE INFORMAZIONI
Non conserveremo le informazioni personali in un formato identificativo per un periodo più lungo del necessario. Per i clienti o fornitori, conserviamo informazioni personali per un periodo più lungo rispetto al trattamento di potenziali clienti/fornitori. Nel caso di un rapporto continuativo (ad esempio un cliente), conserviamo le informazioni personali per 10 anni dalla data in cui la nostra relazione si conclude. Conserviamo le informazioni personali per questo periodo per stabilire, portare o difendere eventuali reclami legali.
Dove abbiamo ottenuto le informazioni personali in seguito a una richiesta di informazioni, brochure, quotazioni o qualsiasi altra informazione su uno dei nostri prodotti o servizi, conserviamo le informazioni personali per 1 anno e 6 mesi dalla data in cui raccogliamo tali informazioni, a meno che durante tale periodo venga creata una effettiva relazione, ad esempio, un acquisto. Continueremo a elaborare tali dati in linea con la richiesta iniziale per 6 mesi, per consentirci di stabilire una relazione con il potenziale cliente / fornitore. Dopo questo periodo i dati rimarranno in sospeso per 1 anno prima di essere rimossi, a meno che non si formi una relazione entro questo tempo.
Le uniche eccezioni ai periodi sopra menzionati sono dove:
- la legge impone di conservare le informazioni personali per un periodo più lungo, o di eliminarle prima;
- nel caso in cui abbia sollevato un reclamo o una preoccupazione riguardante un prodotto o un servizio offerto, nel qual caso manterremo le sue informazioni per un periodo di 10 anni dalla data di tale reclamo o richiesta;
- si esercita il diritto di cancellare le informazioni (laddove applicabile) e non è necessario mantenerle in relazione a uno dei motivi consentiti o richiesti dalla legge
5. COME POSSONO ESSERE GESTITE LE INFORMAZIONI
Ogni interessato ha il diritto come individuo di accedere alle informazioni personali e apportare le correzioni, se necessario. Ha anche il diritto di revocare il consenso che ci ha precedentemente fornito e chiedere di cancellare le informazioni che conserviamo. L’interessato può anche obiettare sull’utilizzo delle informazioni personali (dove ci affidiamo ai nostri interessi commerciali per elaborare e utilizzare tali informazioni personali).
Esiste una serie di diritti in relazione alle informazioni personali ai sensi della legge sulla protezione dei dati. In relazione alla maggior parte dei diritti, chiederemo informazioni per confermare l’identità e, ove applicabile, per aiutarci a cercare le informazioni personali. Tranne casi rari, risponderemo entro 30 giorni dal ricevimento della richiesta.
Gli utenti dispongono dei seguenti diritti:
- Richiedere una copia delle informazioni che abbiamo in nostro possesso;
- Correggere e aggiornare le proprie informazioni;
- Ritirare il consenso. Si prega di vedere “Come usiamo queste informazioni”;
- Oggetto del nostro utilizzo delle informazioni dell’utente (laddove ci affidiamo ai nostri interessi legittimi per utilizzare le informazionipersonali dell’utente), a condizione che non sussistano motivi legittimi per continuare a utilizzare ed elaborare le informazioni. Quando facciamo affidamento sui nostri interessi legittimi per utilizzare tue informazioni personali per il marketing diretto, rispetteremo sempre il diritto di opporsi;
- Cancellare le informazioni dell’utente (o limitarne l’uso), a condizione che non sussistano motivi legittimi per continuare a utilizzare ed elaborare tali informazioni;
- Trasferire le informazioni in un file di dati strutturato (in un formato comunemente utilizzato e leggibile dalla macchina), in cui affidiamo al consenso per utilizzare ed elaborare le informazioni personali o per elaborarle in relazione al contratto.
Nel caso di una richiesta di accesso soggetto o di una richiesta di informazioni, si prega di essere consapevole del fatto che se la richiesta è infondata o eccessiva, possiamo ancora addebitare una fee o rifiutare di agire sulla richiesta.
Preghiamo inoltre di notare che quando rimuoviamo i dati dal nostro sistema, o dopo i periodi di tempo indicati in precedenza in questo documento o su richiesta, i dati vengono rimossi in modo permanente dal nostro sistema e possono influire su eventuali richieste di accesso successive.
E’ possibile esercitare i diritti di cui sopra e / o gestire le informazioni contattandoci, utilizzando i dettagli di seguito:
Titolare del trattamento: Mitular di Romagnoli Silvia
Email: silvia@insolitaitinera.com
In caso di dubbi specifici sulla protezione dei dati o di un reclamo, è possibile rivolgersi al nostro team di protezione dei dati all’indirizzosilvia@insolitaitinera.com
6. DOVE ARCHIVIAMO I DATI PERSONALI
I dati personali che raccogliamo possono essere trasferiti a, e memorizzati in, una destinazione al di fuori dell’Area Economica Europea (EEA), per le finalità sopra descritte. Adotteremo tutte le misure ragionevolmente necessarie per garantire che i dati personali siano trattati in modo sicuro e in conformità con la presente Informativa sulla privacy e la legislazione sulla protezione dei dati. Nella misura in cui è necessario trasferire i dati personali al di fuori dell’Unione Europea, garantiremo che siano adottate misure di protezione adeguate per proteggere la privacy e l’integrità di tali dati personali, comprese le clausole sui modelli dell’Unione europea ai sensi dell’articolo 46.2 (per esempio utilizzando le cosiddette Binding Corporate Rules). Vi preghiamo di contattarci se desiderate ottenere informazioni su tali salvaguardie.
